Informativa

Informazioni legali

La presente informativa contiene le informazioni legali essenziali relative all’uso dei servizi digitali offerti da Loxia AI, inclusi il sito web, il widget AI, le interfacce di assistenza virtuale, le eventuali API, la documentazione tecnica e gli strumenti connessi. Il documento ha lo scopo di definire, in modo chiaro e verificabile, il perimetro informativo applicabile agli utenti, ai clienti e ai soggetti che interagiscono con i servizi. Le disposizioni qui riportate devono essere lette congiuntamente alle condizioni di utilizzo, alla privacy policy, alla cookie policy, alla documentazione tecnica e a ogni ulteriore informativa resa disponibile nei relativi canali ufficiali.

Loxia AI opera come fornitore di servizi digitali e di componenti software destinati all’automazione dell’assistenza, alla gestione di richieste informative e all’integrazione di funzionalità conversazionali in ambienti web e altri canali digitali. In contesti aziendali italiani, tali strumenti possono essere impiegati, ad esempio, da strutture ricettive, brand retail, attività di servizi e operatori B2B che richiedano un’interfaccia di interazione strutturata e documentata. Resta fermo che l’uso dei servizi deve avvenire nel rispetto della normativa applicabile, con particolare riferimento alla disciplina in materia di protezione dei dati personali, comunicazioni elettroniche, proprietà intellettuale e tutela dei consumatori, ove pertinente.

Condizioni di utilizzo dei servizi digitali

L’accesso e l’utilizzo dei servizi digitali di Loxia AI implicano l’accettazione delle condizioni di utilizzo applicabili al singolo servizio o funzionalità. Tali condizioni disciplinano, tra l’altro, le modalità di accesso, i limiti di impiego, gli obblighi dell’utente, le responsabilità connesse all’uso corretto delle credenziali e le restrizioni operative o contrattuali eventualmente previste. Nei contesti professionali, il rispetto di tali condizioni è rilevante anche ai fini della continuità del servizio e della corretta attribuzione delle attività svolte tramite account, pannelli di controllo o API.

L’utente e, se del caso, l’organizzazione per conto della quale opera, sono tenuti a utilizzare i servizi in modo lecito, diligente e conforme alla documentazione disponibile. È vietato impiegare i sistemi per attività fraudolente, per l’invio di contenuti illeciti, per l’accesso non autorizzato a dati o risorse di terzi, nonché per l’elusione di misure tecniche o di sicurezza. In caso di integrazione del widget AI o di funzionalità di assistenza virtuale in siti web o flussi digitali, il soggetto che ne determina le finalità e i mezzi del trattamento resta responsabile della corretta configurazione, delle informative verso gli interessati e delle eventuali istruzioni fornite agli operatori autorizzati.

Le condizioni di utilizzo possono prevedere limiti di disponibilità, soglie tecniche, manutenzioni programmate, aggiornamenti funzionali e modifiche dovute a esigenze di sicurezza, conformità o miglioramento del servizio. In un ambiente SaaS, tali elementi sono ordinari e devono essere considerati parte della normale gestione operativa. La consultazione periodica della documentazione e delle informazioni legali è raccomandata, soprattutto in presenza di integrazioni con sistemi esterni, CRM, piattaforme di ticketing o infrastrutture di messaggistica.

Privacy e trattamento dati

Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679, della normativa nazionale applicabile e delle eventuali disposizioni settoriali rilevanti. Loxia AI tratta i dati personali nei limiti necessari per l’erogazione dei servizi digitali, per la gestione tecnica delle richieste, per la sicurezza delle infrastrutture e per gli adempimenti amministrativi e contrattuali connessi. I dati possono includere, a seconda del canale utilizzato, informazioni identificative, dati di contatto, metadati tecnici, log di accesso, contenuti delle interazioni e dati necessari alla gestione di supporto e documentazione.

Nei casi in cui il widget AI o l’assistenza virtuale siano impiegati per raccogliere richieste provenienti da utenti finali, clienti o visitatori di un sito, il titolare del trattamento deve verificare la base giuridica applicabile, i tempi di conservazione, le finalità perseguite e l’eventuale necessità di nominare fornitori come responsabili del trattamento. È essenziale distinguere tra dati necessari per il funzionamento tecnico del servizio e dati ulteriori inseriti volontariamente dagli interessati, ad esempio richieste di prenotazione in una struttura ricettiva di Firenze, domande di assistenza per un brand di gioielleria a Milano o contatti commerciali di un’impresa B2B con sede a Torino.

Loxia AI adotta misure tecniche e organizzative coerenti con il principio di minimizzazione e con la necessità di protezione dei dati trattati. Tali misure possono comprendere controlli di accesso, segregazione degli ambienti, cifratura in transito ove applicabile, registrazione di eventi tecnici e limitazione degli accessi amministrativi. Resta comunque fondamentale che i clienti configurino correttamente i flussi, valutino la necessità di anonimizzare o pseudonimizzare specifiche categorie di dati e forniscano agli interessati le informative previste dalla legge. In assenza di tali adempimenti, l’uso del servizio può comportare rischi di non conformità imputabili al soggetto che definisce il trattamento.

Cookie, tecnologie simili e tracciamento

L’utilizzo del sito e delle interfacce digitali può comportare l’impiego di cookie e tecnologie analoghe, finalizzati a garantire il funzionamento tecnico delle pagine, la sicurezza delle sessioni, la memorizzazione di preferenze e, nei casi consentiti, la raccolta di informazioni statistiche o funzionali. I cookie possono essere classificati, in termini generali, in cookie tecnici, analitici e di profilazione, fermo restando che la concreta classificazione dipende dalla loro configurazione e dalle finalità effettive. La disciplina applicabile richiede una valutazione puntuale del consenso, dell’informativa e delle modalità di disattivazione, ove necessarie.

Nel contesto di un servizio SaaS con widget AI o strumenti di assistenza virtuale integrati in siti aziendali, è possibile che vengano utilizzati identificatori di sessione, token di autenticazione o meccanismi analoghi per preservare la continuità della conversazione e per evitare interruzioni non necessarie. Tali elementi non coincidono sempre con i cookie in senso stretto, ma possono avere effetti simili sul piano tecnico e informativo. Per esempio, in un sito di ospitalità a Roma o in una boutique online di moda italiana, la persistenza della sessione può consentire di mantenere il contesto della richiesta senza ripetere dati già inseriti dall’utente.

Le istruzioni operative relative ai cookie, alle categorie utilizzate, alla durata di conservazione e alle preferenze dell’utente sono descritte nella specifica informativa sui cookie, ove pubblicata. Eventuali modifiche a strumenti di analisi, monitoraggio o integrazione con terze parti sono soggette a revisione documentale e, se richiesto dalla normativa, a un aggiornamento dei meccanismi di consenso. Gli utenti possono gestire le preferenze tramite le impostazioni del browser o i sistemi di controllo messi a disposizione nei canali digitali interessati.

Documentazione tecnica, limiti d’uso e conformità

La documentazione tecnica costituisce parte integrante delle informazioni operative dei servizi ed è il riferimento principale per l’uso corretto di API, integrazioni, widget AI e strumenti connessi. Essa descrive in modo strutturato gli endpoint, i parametri, i metodi di autenticazione, i limiti di chiamata, i formati dei dati e le modalità di gestione degli errori. L’osservanza della documentazione è essenziale per ridurre il rischio di malfunzionamenti, errori di implementazione o trattamenti non conformi rispetto alle finalità dichiarate.

In un ambiente professionale, la conformità non riguarda soltanto la sicurezza informatica, ma anche la coerenza tra configurazione tecnica, informative rese agli utenti finali e processi interni di governance. Ad esempio, un’impresa che utilizza assistenza virtuale per il primo contatto con clienti italiani e internazionali deve verificare che i flussi di raccolta dati siano coerenti con la base giuridica scelta e con gli obblighi di trasparenza. Analogamente, un operatore hospitality che gestisce richieste di prenotazione o informazioni sul soggiorno deve evitare di acquisire dati eccedenti rispetto alle finalità indicate.

Loxia AI può aggiornare nel tempo la documentazione per riflettere modifiche funzionali, correzioni di sicurezza, nuove modalità di integrazione o adattamenti necessari per il rispetto di standard e obblighi applicabili. La conformità, in particolare in ambito GDPR e sicurezza delle informazioni, richiede che gli utilizzatori mantengano aggiornati i propri sistemi, monitorino le dipendenze esterne e adottino procedure interne adeguate. La presenza di una documentazione tecnica accurata non sostituisce gli obblighi del cliente, ma ne supporta l’adempimento in modo tracciabile e verificabile.

Contatti, aggiornamenti e prevalenza delle versioni

Le informazioni riportate nella presente informativa possono essere aggiornate per riflettere modifiche normative, evoluzioni dei servizi digitali, nuove integrazioni o esigenze di chiarimento. La versione vigente è quella pubblicata sui canali ufficiali di Loxia AI al momento della consultazione. In caso di difformità tra versioni tradotte, note sintetiche o estratti pubblicati in contesti diversi, prevale il testo ufficiale reso disponibile nel sito o nel repository documentale di riferimento, salvo diversa previsione contrattuale o legale.

Per richieste relative a informazioni legali, privacy, cookie, trattamento dati, condizioni di utilizzo o documentazione tecnica, gli interessati devono fare riferimento ai canali di contatto indicati nelle sezioni dedicate del sito o nei documenti contrattuali applicabili. Eventuali richieste di esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati devono essere formulate con modalità idonee a consentire l’identificazione del richiedente e la corretta istruttoria della domanda. Nei contesti in cui Loxia AI operi come fornitore tecnico e il cliente resti titolare del trattamento, la richiesta potrà dover essere indirizzata al soggetto che ha instaurato il rapporto diretto con l’interessato.

La consultazione periodica della presente informativa è raccomandata per garantire un uso consapevole e conforme dei servizi digitali. In ambito aziendale, la corretta comprensione delle informazioni legali riduce il rischio operativo, facilita la gestione della documentazione interna e contribuisce a mantenere un livello adeguato di conformità rispetto ai requisiti applicabili.