Termini di Servizio

1. Oggetto del contratto e accettazione delle condizioni

Le presenti condizioni di servizio disciplinano l’accesso e l’utilizzo della piattaforma digitale Loxia AI, nonché dei relativi moduli, interfacce, funzionalità, API, widget, integrazioni e servizi connessi. Il documento costituisce un accordo utente e un insieme di condizioni generali applicabili a tutti i soggetti che consultano, accedono o utilizzano il servizio, inclusi clienti business, amministratori di account, operatori autorizzati e altri utenti abilitati. L’uso della piattaforma implica la conoscenza e l’accettazione delle clausole contrattuali qui riportate, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

L’accesso al servizio è subordinato alla capacità dell’utente di concludere validamente un contratto online e, nei casi previsti, alla previa accettazione espressa delle presenti condizioni d’uso mediante il relativo flusso di registrazione, sottoscrizione o adesione. Qualora il soggetto che effettua l’accettazione agisca per conto di una società o di altro ente, egli dichiara di possedere i necessari poteri di rappresentanza. In assenza di tale potere, la persona fisica che ha accettato i termini potrà essere ritenuta responsabile dell’uso non autorizzato del servizio.

Loxia AI si riserva il diritto di aggiornare, modificare o integrare le presenti condizioni di servizio in ragione di evoluzioni tecniche, adeguamenti regolamentari, esigenze di sicurezza o variazioni dell’offerta. Salvo diversa indicazione, le modifiche entrano in vigore dal momento della pubblicazione o dalla data indicata nella comunicazione inviata agli utenti registrati. L’uso continuato della piattaforma dopo l’entrata in vigore delle modifiche costituisce accettazione delle condizioni aggiornate.

2. Definizioni e ambito di applicazione

Ai fini del presente documento, per “piattaforma” si intende l’insieme dei servizi software accessibili in modalità remota, comprensivi di pannelli di amministrazione, strumenti di configurazione, canali di comunicazione, funzionalità di analisi e integrazioni con sistemi terzi. Per “account utente” si intende il profilo tecnico e contrattuale creato per consentire l’accesso al servizio, la gestione dei permessi e la tracciabilità delle operazioni. Per “contenuti” si intendono dati, testi, file, messaggi, configurazioni, registrazioni, prompt, impostazioni e ogni altro materiale immesso o generato nell’ambito dell’utilizzo della piattaforma.

Le presenti condizioni si applicano all’intero rapporto contrattuale tra Loxia AI e l’utente, salvo che sia stato stipulato un accordo scritto separato che disciplini specifici aspetti del servizio. In caso di conflitto tra documenti contrattuali, prevalgono, nell’ordine, eventuali condizioni particolari sottoscritte, gli allegati tecnici, le policy richiamate e, infine, il presente testo. Restano salve le disposizioni imperative di legge, in particolare quelle in materia di protezione dei dati personali, commercio elettronico, responsabilità civile, sicurezza informatica e tutela del consumatore, ove applicabili.

L’ambito di applicazione include l’utilizzo ordinario della piattaforma, l’eventuale accesso alle API e agli strumenti di integrazione, nonché la fruizione di funzioni collegate alla gestione di lead, richieste di assistenza, appuntamenti, flussi operativi e automazioni. Sono esclusi dall’ambito del servizio eventuali prodotti o servizi di terzi, anche quando integrati tecnicamente, che restano soggetti ai relativi termini e condizioni.

3. Registrazione, account utente e responsabilità di accesso

Per utilizzare le funzionalità riservate è necessario disporre di un account utente valido. L’utente si impegna a fornire informazioni esatte, aggiornate e complete in fase di registrazione e durante l’intera durata del rapporto. In contesti aziendali, ciò include l’indicazione corretta della ragione sociale, dei riferimenti di fatturazione, dei referenti autorizzati e delle credenziali operative. La mancata completezza o l’uso di dati falsi può comportare la sospensione dell’account o la risoluzione del contratto.

L’utente è responsabile della custodia delle credenziali di accesso e di ogni attività svolta tramite il proprio account, salvo il caso di uso indebito derivante da condotte imputabili in via esclusiva a Loxia AI o a terzi non autorizzati per cause riconducibili a difetti di sicurezza del servizio. È vietata la condivisione non controllata delle credenziali, la creazione di account fittizi, l’aggiramento dei meccanismi di autorizzazione e ogni forma di accesso non consentito alla piattaforma o ai sistemi collegati.

Loxia AI può prevedere livelli diversi di autorizzazione, ruoli amministrativi e profili di utilizzo, in funzione della configurazione scelta dal cliente. L’utente si impegna a gestire internamente le assegnazioni dei ruoli e a limitare gli accessi alle sole persone autorizzate. Nei casi di cessazione del rapporto di lavoro, cambio di fornitore o revoca di incarico, l’utente dovrà tempestivamente disattivare gli accessi pertinenti, anche per prevenire trattamenti non più autorizzati o utilizzi impropri dell’account.

4. Uso consentito della piattaforma e obblighi dell’utente

L’uso della piattaforma deve avvenire nel rispetto della legge, delle presenti condizioni d’uso e delle istruzioni tecniche fornite. L’utente si obbliga a non utilizzare il servizio per finalità illecite, fraudolente, diffamatorie, abusive, discriminatorie o in violazione di diritti di terzi. È altresì vietato introdurre nella piattaforma contenuti che contengano malware, codice dannoso, dati ottenuti illecitamente o materiali che possano compromettere la sicurezza o l’integrità del sistema.

L’utente è tenuto a garantire che i contenuti e le informazioni trattati tramite la piattaforma siano lecitamente acquisiti e utilizzabili, con particolare attenzione ai dati personali, ai dati relativi a clienti e fornitori, alle registrazioni di comunicazioni e alle informazioni riservate. Nel caso di imprese operanti in settori regolati, come hospitality, retail o servizi professionali, l’utente deve assicurare che l’uso del servizio sia coerente con gli obblighi di informativa, consenso, conservazione e minimizzazione previsti dalla normativa applicabile.

A titolo esemplificativo, l’impiego della piattaforma per gestire richieste di prenotazione di un hotel a Firenze, per tracciare contatti commerciali di una boutique a Milano o per automatizzare l’assistenza di una società B2B richiede che i dati inseriti siano pertinenti, aggiornati e trattati secondo base giuridica adeguata. Loxia AI non è responsabile della valutazione preliminare della liceità dei contenuti immessi dall’utente, che resta integralmente in capo al medesimo, salvo diversa previsione di legge.

5. Diritti di proprietà intellettuale e licenza d’uso

La piattaforma, i relativi componenti software, le interfacce, i modelli di configurazione, i marchi, i loghi, la documentazione tecnica e ogni altro elemento protetto restano di titolarità di Loxia AI o dei rispettivi aventi diritto. Nessuna disposizione delle presenti condizioni trasferisce all’utente diritti di proprietà intellettuale, salvo la limitata licenza d’uso necessaria per accedere e utilizzare il servizio secondo contratto.

All’utente è concessa una licenza non esclusiva, non trasferibile, revocabile e limitata alla durata del rapporto contrattuale, finalizzata esclusivamente all’uso della piattaforma per le proprie attività interne o per le finalità autorizzate. È vietato copiare, modificare, decompilare, effettuare reverse engineering, rivendere, sublicenziare o sfruttare in modo non autorizzato il servizio, salvo nei limiti inderogabili previsti dalla legge.

I contenuti caricati o generati dall’utente restano di titolarità dell’utente o dei soggetti terzi legittimati. Tuttavia, l’utente concede a Loxia AI i diritti tecnicamente necessari per ospitare, elaborare, trasmettere, riprodurre e visualizzare tali contenuti al fine di erogare il servizio, garantendone il funzionamento, la manutenzione, la sicurezza e l’assistenza. Tale autorizzazione non comporta l’acquisizione di diritti di sfruttamento ulteriori rispetto a quelli strettamente funzionali all’esecuzione del contratto.

6. Disponibilità del servizio, manutenzione e limitazioni tecniche

Loxia AI adotta misure ragionevoli per garantire la continuità operativa della piattaforma, ma non assicura un funzionamento ininterrotto, privo di errori o assolutamente esente da interruzioni. Possono verificarsi sospensioni temporanee dovute a manutenzione programmata, aggiornamenti di sicurezza, necessità di capacità infrastrutturale, guasti di terzi fornitori, eventi di forza maggiore o interventi necessari per preservare la stabilità del sistema.

La disponibilità del servizio può dipendere anche da componenti esterne, quali reti di telecomunicazione, provider cloud, sistemi di pagamento, servizi di messaggistica o integrazioni API di terze parti. Pertanto, eventuali disservizi imputabili a tali soggetti non sono automaticamente attribuibili a Loxia AI. L’utente prende atto che alcune funzionalità possono variare in base al piano sottoscritto, all’area geografica, alla configurazione tecnica o alla compatibilità con i sistemi utilizzati dal cliente.

Loxia AI potrà introdurre limiti ragionevoli di utilizzo, soglie operative, restrizioni di banda o misure anti-abuso, ove necessari per proteggere il servizio e assicurare un uso corretto della piattaforma. In presenza di traffico anomalo, utilizzo massivo non autorizzato o comportamenti che mettano a rischio la sicurezza del sistema, Loxia AI potrà sospendere in via cautelare l’accesso, anche senza preavviso, ferma restando la successiva verifica delle circostanze.

7. Limitazione di responsabilità e manleva

Nei limiti massimi consentiti dalla normativa applicabile, Loxia AI non risponde di danni indiretti, perdita di profitto, perdita di opportunità commerciali, interruzione dell’attività, perdita di reputazione, perdita di dati non imputabile a dolo o colpa grave, né di conseguenze derivanti dall’uso improprio della piattaforma da parte dell’utente o di terzi autorizzati dall’utente medesimo. La responsabilità complessiva di Loxia AI, ove accertata, potrà essere limitata agli importi effettivamente corrisposti dall’utente per il servizio nel periodo contrattuale rilevante, salvo diversa previsione imperativa di legge.

L’utente si impegna a manlevare e tenere indenne Loxia AI da pretese, danni, sanzioni, costi e oneri derivanti da violazioni delle presenti condizioni, da uso illecito del servizio, da violazione di diritti di terzi, da trattamento non conforme di dati personali o da contenuti immessi senza adeguata base giuridica. Tale obbligo di manleva comprende, nei limiti consentiti, le spese ragionevoli di difesa e le somme eventualmente dovute a seguito di accordi transattivi autorizzati.

Nulla in questo documento limita o esclude responsabilità che non possano essere limitate ai sensi di legge, incluse, ove applicabili, responsabilità per dolo, colpa grave, morte o lesioni personali causate da negligenza, nonché ogni altra ipotesi inderogabile prevista dall’ordinamento.

8. Conformità legale, dati personali e normativa applicabile

L’utilizzo della piattaforma deve avvenire in conformità alla normativa applicabile, inclusi, a titolo esemplificativo, il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), la normativa italiana in materia di protezione dei dati personali, le disposizioni sul commercio elettronico, le norme civilistiche sui contratti online e le eventuali regole settoriali pertinenti. L’utente è responsabile della propria conformità legale e dell’adozione di informative, consensi, registri, misure di sicurezza e procedure interne adeguate al proprio ruolo di titolare o responsabile del trattamento, secondo i casi.

Qualora la piattaforma sia utilizzata per trattare dati di clienti finali, ospiti di strutture ricettive, contatti commerciali o utenti finali di servizi digitali, l’utente deve verificare la liceità delle operazioni, la correttezza dei tempi di conservazione e l’esattezza delle istruzioni impartite a eventuali incaricati o fornitori. Loxia AI può operare, a seconda dell’assetto contrattuale, quale fornitore di servizi tecnologici e, ove previsto, quale responsabile del trattamento secondo le clausole applicabili e gli eventuali accordi integrativi in materia di protezione dei dati.

La normativa applicabile può variare in base alla sede dell’utente, al luogo di erogazione del servizio e alla presenza di soggetti terzi coinvolti nel trattamento. Per tale ragione, l’utente deve effettuare una valutazione autonoma delle proprie obbligazioni regolamentari, incluse eventuali disposizioni su conservazione di log, gestione delle chiamate, tracciamento delle attività e trasferimenti internazionali di dati.

9. Sospensione, risoluzione e cessazione del rapporto

Loxia AI può sospendere o limitare l’accesso al servizio in caso di violazione delle presenti condizioni, mancato pagamento, rischio per la sicurezza, utilizzo abusivo dell’account o necessità di ottemperare a obblighi di legge o ordini dell’autorità. La sospensione potrà essere temporanea o, nei casi più gravi, definitiva. Ove ragionevolmente possibile, l’utente sarà informato della misura adottata e delle ragioni principali che l’hanno determinata.

La risoluzione del contratto può intervenire per inadempimento grave, decadenza dell’autorizzazione all’uso, cessazione dell’attività dell’utente o altra causa prevista dal rapporto contrattuale o dalla legge. Alla cessazione, il diritto di accesso al servizio termina immediatamente o alla data indicata nella comunicazione di recesso o risoluzione. Rimangono fermi gli obblighi relativi ai pagamenti maturati, alla riservatezza, alla restituzione o cancellazione dei dati secondo le condizioni applicabili e alla conservazione degli obblighi che, per loro natura, sopravvivono alla cessazione.

L’utente è tenuto a esportare tempestivamente i propri contenuti, ove tecnicamente previsto, prima della scadenza o cessazione del rapporto. Loxia AI non garantisce la disponibilità indefinita dei dati dopo la chiusura dell’account, salvo obblighi legali di conservazione o diversa previsione contrattuale.

10. Disposizioni finali, legge applicabile e foro competente

Le presenti condizioni costituiscono l’intero accordo tra le parti in relazione all’oggetto disciplinato e sostituiscono ogni precedente intesa orale o scritta avente il medesimo contenuto, salvo accordi specifici validamente sottoscritti. L’eventuale nullità o inefficacia di una clausola non comporta la nullità dell’intero contratto, restando le restanti disposizioni pienamente valide ed efficaci.

Salvo diversa previsione inderogabile, il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o validità delle presenti condizioni, il foro competente sarà determinato in base alle norme applicabili e, ove consentito, nel luogo stabilito nel contratto o nei documenti commerciali associati. Se l’utente riveste la qualifica di consumatore, restano ferme le disposizioni a tutela dello stesso, compresi i criteri di competenza territoriale previsti dalla legge.

L’utente riconosce che le presenti clausole contrattuali sono state predisposte per disciplinare in modo chiaro diritti e obblighi delle parti nell’ambito dell’uso della piattaforma digitale. L’accettazione del presente documento attesta la volontà di instaurare e mantenere un rapporto conforme alla normativa applicabile e alle regole tecniche del servizio.