1. 適用範囲
本プライバシーポリシーは、Loxia AI（以下「当社」といいます。）が提供するウェブサイト、ソフトウェア、API、ウィジェット、ならびに関連するお問い合わせ対応、導入支援、契約管理、運用保守その他のサービス（以下「本サービス」といいます。）における個人情報および個人データの取扱いに適用されます。当社は、個人情報保護を重要な責務と認識し、取得する情報の性質、利用目的、保管方法、第三者提供の有無などを明確に定め、法令遵守の下で個人情報の取扱いを行います。
本ポリシーは、当社が自ら取得する情報に加え、本サービスの利用に伴って送信されるアクセス情報、Cookie、端末識別子、ログ情報、問い合わせフォーム入力情報、契約担当者情報、アカウント情報その他の関連情報にも適用されます。なお、当社が業務受託者として顧客企業の指示に基づき個人データを取り扱う場合は、当該顧客企業が定める方針および契約条件が優先されることがあります。
当社は、日本国内の個人情報保護法を基本とし、必要に応じてGDPR、CCPAその他の適用可能な法令・規制を参照しながら、データ保護の水準を維持します。各法域で求められる権利義務が異なる場合でも、当社は一貫して、透明性、最小限収集、目的限定、安全管理措置を重視します。
2. 取得する情報
当社は、本サービスの提供、運用、改善、およびお問い合わせ対応に必要な範囲で情報を取得します。取得する情報には、氏名、会社名、部署名、役職、メールアドレス、電話番号、契約・請求情報、ログイン情報、問い合わせ内容、利用設定、IPアドレス、端末情報、ブラウザ情報、Cookie識別子、参照元URL、アクセス日時、利用履歴、障害記録などが含まれます。これらは、個人を直接特定する情報と、他の情報と照合することにより個人データとなり得る情報の双方を含みます。
当社は、顧客企業が本サービスを通じて送信・保存するデータについて、当該顧客企業の管理目的の範囲で取り扱うことがあります。たとえば、企業の問い合わせ窓口、予約管理、社内外の案内業務、サポート履歴、運用ログに含まれる氏名、連絡先、会話内容等がこれに該当する場合があります。これらのデータの取扱いにおいては、顧客企業との契約、委託関係、適用法令に従い、必要な安全管理措置を講じます。
また、当社は、アクセス解析や障害分析、機能改善のために統計情報を取得することがあります。これらの情報は、原則として単独では個人を識別しない形式で処理されますが、必要に応じて個別の利用者や端末に関連付けられる場合があります。その場合は、個人情報の取扱いとして適切に管理します。
3. 利用目的
当社は、取得した情報を以下の目的で利用します。第一に、本サービスの提供、本人確認、アカウント管理、問い合わせへの回答、障害対応、契約の履行、請求処理およびサポート提供です。第二に、本サービスの品質向上、機能改善、利用状況の分析、セキュリティ向上、障害予防、ログ監査、データ保護体制の改善です。第三に、法令、裁判所の命令、行政機関の要請、契約上の義務への対応です。
当社は、利用目的を特定し、その目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用しません。たとえば、問い合わせフォームで受領した情報を、回答完了後に別の営業目的へ無断転用することはありません。顧客企業から委託を受けた会話ログや問い合わせ履歴についても、契約で定められた処理目的を超えて利用しないものとします。
なお、当社は、サービス改善のために統計的分析を行うことがありますが、この場合も、可能な限り個人を識別しない形で集計し、必要最小限のアクセス権限で管理します。個人データを含む分析を行う場合は、適用法令に従い、適切な法的根拠および社内手続に基づいて実施します。
4. Cookieおよびアクセス解析
当社は、Cookieその他の類似技術を使用して、利用者の設定保持、ログイン状態の維持、フォーム入力補助、セッション管理、アクセス解析を行うことがあります。Cookieは、利用者の端末に保存される小さなデータであり、単独では個人を特定しない場合がありますが、他の情報と組み合わされることで個人データとなることがあります。
アクセス解析については、ページ閲覧状況、滞在時間、クリック位置、遷移経路、参照元、使用端末、地域推定情報などを取得することがあります。これらは、サービスの利用状況を把握し、操作性や安定性を改善する目的で用いられます。なお、解析の結果は、特定の利用者の行動を過度に追跡する目的で使用しません。
利用者は、ブラウザ設定によりCookieを拒否、削除、または一部制限することができます。ただし、Cookieを無効化した場合、本サービスの一部機能が正常に動作しない可能性があります。Cookieの利用が法令上同意を必要とする地域では、当社は必要な同意取得または同等の手続を行います。
5. 第三者提供および委託
当社は、法令に基づく場合、本人の同意がある場合、またはその他適法な根拠がある場合を除き、個人データを第三者提供しません。第三者提供が行われる可能性があるのは、たとえば、決済、クラウドインフラ、メール送信、障害監視、アクセス解析、サポート管理等のために必要な外部事業者に対して、適切な契約の下で提供する場合です。
この場合、当社は提供先に対し、目的外利用の禁止、再提供の制限、安全管理措置、秘密保持、監査協力などを契約で義務付けます。日本国内の委託においても、委託先の管理監督を適切に行い、個人情報保護の観点から継続的に確認します。国境を越えてデータが移転される場合には、移転先国の制度や委託先の管理水準を確認し、必要に応じて追加措置を講じます。
また、合併、事業譲渡、組織再編等により個人データの承継が生じる場合には、適用法令に従って通知または公表を行い、承継後も同等の保護水準を維持します。第三者提供の有無、提供先の範囲、提供項目、提供目的は、法令および契約に基づき厳格に管理されます。
6. 安全管理措置
当社は、個人情報および個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、目的外利用を防止するため、組織的、人的、物理的、技術的な安全管理措置を講じます。具体的には、アクセス権限管理、認証制御、通信の暗号化、保存データの保護、操作ログの記録、脆弱性管理、バックアップ運用、権限分離、外部委託先の審査、従業者教育などを実施します。
当社は、データ保護の観点から、必要最小限の情報のみを取り扱う原則を採用します。特に、会話内容や問い合わせ内容には、機微な情報が含まれる可能性があるため、保管期間の管理、不要データの削除、閲覧範囲の制限、監査記録の保持を厳格に行います。これにより、事業運営に必要な可用性を確保しながら、個人情報保護の実効性を高めます。
万一、漏えい等の事案が発生した場合には、当社は事実関係の調査、影響範囲の特定、拡大防止、再発防止策の策定を速やかに行います。法令上必要な場合には、監督機関への報告、本人への通知、関連する委託先への連絡を行い、被害の最小化に努めます。
7. 保存期間と削除
当社は、情報の利用目的に必要な期間に限って個人情報および個人データを保存します。保存期間は、契約上の義務、会計・税務上の要請、法令上の保存義務、紛争対応の必要性、システム運用上の要件を踏まえて決定されます。目的が達成された後、または保存の必要性がなくなった後は、速やかに削除または匿名化を行います。
削除方法は、データの種類や保存媒体に応じて適切に選択されます。論理削除のみではなく、復元可能性を考慮した管理を行い、バックアップ媒体についても一定期間経過後に順次消去または上書きします。なお、法令により保存が義務付けられる情報については、義務期間中は削除を行わず、アクセス制限の下で保管します。
8. 開示請求、訂正請求、利用停止請求
本人は、当社が保有する自己の個人情報について、開示請求、訂正請求、追加請求、削除請求、利用停止請求、第三者提供停止請求等を行うことができます。請求を受けた場合、当社は本人確認を行ったうえで、法令に基づき合理的な期間内に対応します。請求内容によっては、全部または一部に応じられない場合がありますが、その場合は理由を説明します。
開示請求には、保有個人データの内容、利用目的、第三者提供の記録等が含まれることがあります。訂正請求は、事実と異なる情報がある場合に、正確性を確保するために行われます。利用停止請求は、目的外利用、不要な保存、同意撤回等の事情がある場合に検討されます。請求の受付方法、必要書類、手数料の有無は、別途案内する手続に従います。
当社は、請求対応において、本人の権利保護と、他者の権利利益、法令上の義務、業務継続上の要請を総合的に考慮します。特に、顧客企業の管理下にあるデータについては、当社単独で判断できない場合があるため、必要に応じて当該顧客企業と連携して対応します。
9. 法令遵守と改定
当社は、個人情報保護法をはじめとする関連法令、ガイドライン、監督当局の指針、ならびに契約上の義務を遵守します。法令の改正、サービス内容の変更、運用体制の見直し、セキュリティ要件の変化等が生じた場合には、本ポリシーを適宜改定します。改定後の内容は、当社ウェブサイト上で公表し、必要に応じて利用者に通知します。
当社は、個人情報の取扱いに関する社内体制を継続的に見直し、教育、監査、事故対応、委託先管理を含む運用改善を行います。これにより、単なる形式的な規程ではなく、実務に即したデータ保護を実現することを目指します。
10. お問い合わせ
本ポリシー、個人情報の取扱い、開示請求、訂正請求、利用停止請求、第三者提供、Cookie、アクセス解析その他の個人データに関する事項については、当社の所定のお問い合わせ窓口までご連絡ください。お問い合わせの際には、対象となるサービス名、氏名、連絡先、請求内容、必要に応じて本人確認情報をご提示ください。
当社は、お問い合わせ内容を記録し、対応品質の向上、再発防止、法令対応のために必要な範囲で保管することがあります。ただし、当該情報もまた個人情報の取扱いに該当するため、アクセス制限と保存期間の管理を行います。お問い合わせに対する回答は、原則として適切な担当者が内容を確認したうえで行い、必要に応じて関係部門または委託先と連携します。